文/汪中求，清華大學(xué)特聘教授，精細(xì)化管理研究專家，著有《細(xì)節(jié)決定成敗》

一個(gè)人的思想意識(shí)、思維方式等是很難改變和改造的，但一個(gè)人的行為卻能依靠強(qiáng)力來改變。無論是企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)還是社會(huì)組織，通過一些具體可行的方法，對(duì)全體工作人員實(shí)施一些習(xí)慣的訓(xùn)練，對(duì)于提高人員素質(zhì)是至關(guān)重要的。這種行為的改造有時(shí)是強(qiáng)制的。但勉強(qiáng)成習(xí)慣，習(xí)慣成自然。

　　要做好細(xì)節(jié)，必須培養(yǎng)下面這4類習(xí)慣。

　　清單習(xí)慣

　　一張記錄紙就能把車輛的全天候工作狀態(tài)、工作效率和成本一一記錄在案。

　　我們以企業(yè)而論，企業(yè)的使命落實(shí)到戰(zhàn)略上，戰(zhàn)略落實(shí)到規(guī)劃，規(guī)劃分解到計(jì)劃，計(jì)劃分解到日程。員工就應(yīng)該按本系統(tǒng)、本組織的日程要求，做自己的工作日志。工作日志就是我們提出的清單的一種形式。

　　工作日志其實(shí)很簡(jiǎn)單，就是把當(dāng)天要做的事情一項(xiàng)一項(xiàng)地列出來，加上一個(gè)序號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)、用時(shí)，一天結(jié)束看看完成了沒有，做到位了沒有，做好了沒有，沒有完成或沒有做好的原因是什么。

　　這樣一來，天長(zhǎng)地久，就會(huì)形成習(xí)慣，想問題就比較全面，而且有利于跟上下游工序配合。如果一個(gè)人力資源部所有人員的工作日志都在內(nèi)網(wǎng)上共享，那么整個(gè)部門的工作成效就相當(dāng)不錯(cuò)了。

　　習(xí)慣性地為自己整理一下工作內(nèi)容和大小項(xiàng)目及其工作進(jìn)度，實(shí)在是一個(gè)有益、省時(shí)的好習(xí)慣。正如孫中山先生所說：“中國(guó)事向來之不振者，非坐于不能行也，實(shí)坐于不能知也。”（語出《建國(guó)方略》，文中“坐”是“因?yàn)椤钡囊馑迹┣鍐瘟?xí)慣不難設(shè)計(jì)，也不難執(zhí)行，關(guān)鍵是我們?cè)覆辉高@么做；清單習(xí)慣借助自動(dòng)化、信息化來實(shí)現(xiàn)也不難，關(guān)鍵是我們是否認(rèn)為需要。

　　日本汽車出租公司的司機(jī)外勤管理就用一張清單，簡(jiǎn)單而有效。

　　他們?cè)诿颗_(tái)大巴、中巴車上安裝一臺(tái)針孔打印機(jī)，備用的是專用的打印紙。打印紙上有3圈數(shù)字用來記數(shù)：汽車打火和熄火的時(shí)間以記錄車輛做功時(shí)間；行車?yán)锍桃杂涗涇囁伲粏挝粫r(shí)間耗油以記錄運(yùn)行成本。一張記錄紙就把車輛的全天候工作狀態(tài)、工作效率和成本一一記錄在案，如有堵車等情況司機(jī)需另作記錄和說明，并經(jīng)用車人證明后，傳真回公司備案。因此，評(píng)比、考核、計(jì)酬依據(jù)就很充分了。

　　這也是一種清單習(xí)慣，只不過日本人把它自動(dòng)化了。我想我們也可以開發(fā)出這種類似的自動(dòng)化設(shè)備，只是我們是否認(rèn)為需要這么做。

　　定置習(xí)慣

　　每當(dāng)鄰居早上看到康德教授攜著手杖步出家門，就知道是6：30了，如果自家的鐘是6：35，那一定是自家的鐘快了5分鐘。

　　所謂定置包含兩方面：空間的定置和時(shí)間的定置。空間的定置主要是指所有物品、材料、工具等都需要一個(gè)擺放次序，有一個(gè)固定擺放位置。時(shí)間的定置就是一些常規(guī)的事情、有周期的事情，應(yīng)定時(shí)進(jìn)行。

　　空間的定置

　　我們?cè)鴮?duì)3家企業(yè)的176名辦公室工作人員做過一次檢測(cè)，得出的結(jié)果是平均每人每天有87分鐘在找文件、重新整理文件、找尺子圓規(guī)之類。這是很可怕的，工作時(shí)間被無謂地消耗，工作效率下降，而又不能怪他們工作不努力，完全是沒有經(jīng)過定置管理的訓(xùn)練。

　　大多數(shù)制造型企業(yè)的生產(chǎn)系統(tǒng)一般都推行過“5S管理”，生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的材料、半成品、成品、工具、工裝、配件、耗材等的放置都很有秩序，即使人員換崗也不存在找東西的現(xiàn)象。而絕大多數(shù)非制造型企業(yè)的白領(lǐng)卻很少進(jìn)行過這種管理訓(xùn)練。

　　在日本，幼稚園的小朋友都在進(jìn)行這種訓(xùn)練，一群2~3歲的小孩，一會(huì)兒圍著圈圈坐，一會(huì)兒排成方陣，實(shí)在是不容易的。但如果有小孩頭像畫在地板上，小孩站在自己的臉上、坐在自己的臉上，隊(duì)形就很整齊。大班的小朋友個(gè)人用品的擺放都很整齊，從不混放，也不會(huì)拿錯(cuò)。這種習(xí)慣的養(yǎng)成對(duì)成人后參加工作的工作效率很有幫助。

　　時(shí)間的定置

　　就以各種會(huì)議而言，很多董事長(zhǎng)、總經(jīng)理就是完全沒有時(shí)間定置概念。我在前些年給別人打工，做部門經(jīng)理，我就特不喜歡這種情況：下午4點(diǎn)，突然接到總經(jīng)理的電話：“5：30開個(gè)會(huì)。”總經(jīng)理應(yīng)該知道，每個(gè)人都有自己的安排，如果隨時(shí)可以召集過去開一個(gè)不知主題、不明議題的會(huì)，只能說明我手頭工作量不滿。最后，那個(gè)臨時(shí)召集的會(huì)，效率也很低。

　　在我當(dāng)總經(jīng)理的時(shí)候，很多會(huì)都是定死了的：每年春節(jié)開工后第二周的周五開年初計(jì)劃會(huì)（有4天以上的準(zhǔn)備時(shí)間，討論不完周六可延時(shí)半天）；每月12日開董事會(huì)點(diǎn)評(píng)上月并提出下月要求（9號(hào)報(bào)表做完了，兩天做財(cái)務(wù)分析）；每周一晚上7：00開總經(jīng)理辦公會(huì)（一周下來總有很多事要溝通，要總結(jié)，有一天的整理會(huì)就開得流暢。有事則長(zhǎng)，無事則短）。我的看法是：“所有的人，時(shí)間夠不夠用，全在于怎么安排。”

(來源:中國(guó)商業(yè)評(píng)論)